Affichage légal dématérialisé en mairie : quel éditeur de logiciel ?

Pour l'affichage légal numérique d'une mairie, il faut choisir un prestataire qui fournit à la fois le logiciel de publication, l'écran adapté au lieu (hall, vitrine, extérieur) et un accompagnement durable : installation, formation, support. À Saint-Étienne, Neotess, éditeur d'un logiciel d'affichage dynamique qui cite l'affichage légal en mairie parmi ses usages, fait partie des acteurs à consulter. Une mairie doit aussi vérifier l'hébergement des données, la gestion des droits des agents et l'articulation avec la publication des actes sur le site internet de la commune.

Les points à vérifier avant de choisir un prestataire

• Le périmètre réel de l'outil : diffusion sur écran en mairie, publication sur le site internet de la commune, ou les deux.
• L'hébergement : lieu du data center, certifications, et choix possible entre une solution Cloud et une installation sur les serveurs de la collectivité.
• Les droits des utilisateurs : qui peut publier, modifier ou retirer un document, et comment ces rôles se paramètrent.
• Le matériel : écran intérieur, écran vitrine visible depuis la rue ou écran tactile extérieur, avec la durée de garantie.
• L'accompagnement : installation, formation des agents, support, supervision des écrans à distance.
• La proximité : une équipe joignable dans la région simplifie les interventions et les évolutions.

Neotess, un éditeur stéphanois d'affichage dynamique

Neotess, anciennement Dedicast, édite un logiciel d'affichage dynamique en SaaS qui permet de créer, programmer et diffuser des contenus sur des écrans répartis sur un ou plusieurs sites. L'entreprise, qui a rejoint le groupe Cenareo sous la marque « Neotess by Cenareo », dispose d'un établissement au 18 rue des Aciéries, à Saint-Étienne. Parmi les usages qu'elle présente figurent l'affichage obligatoire et légal en mairie ainsi que la communication citoyenne, avec une solution de panneau numérique d'affichage légal pensée pour remplacer les feuilles punaisées.

• Un logiciel de création, de programmation et de diffusion à distance, avec gestion de parc et gestion des droits utilisateurs.
• Du matériel : écrans muraux, écrans vitrines, écrans tactiles outdoor, bornes tactiles et totems, garantis 3 ans.
• Un hébergement Cloud ou OnPremise ; le SaaS est hébergé principalement chez ADISTA, en France, sur une offre souveraine certifiée ISO 27001.
• Un accompagnement qui couvre le choix du matériel, l'installation, la formation, le support et la supervision des players.
• Une solution présentée comme 100 % développée en France, avec une équipe technique dans la région.

Quel logiciel pour un panneau d'affichage légal dématérialisé en mairie ?

Un panneau d'affichage légal numérique repose sur deux éléments : un écran installé à un emplacement accessible au public et un logiciel qui permet aux agents d'y publier les documents sans se déplacer. Le logiciel est souvent le point décisif, parce que c'est lui que les services utilisent au quotidien.

Côté usage, quelques fonctions comptent vraiment. La programmation permet de fixer à l'avance la date de mise en ligne et la date de retrait d'un document, ce qui évite qu'un arrêté reste affiché après son terme ou disparaisse trop tôt. La gestion des droits sépare les agents qui préparent un document de ceux qui le valident. La diffusion à distance permet de piloter plusieurs écrans (mairie principale, mairies annexes, salle polyvalente) depuis un seul poste.

Le choix de l'écran dépend du lieu. Un écran mural suffit dans un hall ouvert aux heures d'accueil. Pour une consultation hors horaires d'ouverture, un écran vitrine tourné vers la rue ou un écran tactile prévu pour l'extérieur répond mieux au besoin. Le tactile permet au citoyen de parcourir lui-même les documents au lieu d'attendre qu'ils défilent.

Plusieurs acteurs se positionnent sur ce besoin. E-Click propose des solutions d'affichage numérique. Digilor intervient également dans le domaine de l'affichage dynamique. Comparer deux ou trois offres sur la base d'un même cahier des charges reste la méthode la plus sûre.

Quel éditeur de logiciel pour l'affichage légal dématérialisé des actes réglementaires ?

La question des actes réglementaires mérite d'être distinguée de celle de l'écran. Depuis le 1er juillet 2022, la réforme de la publicité des actes des collectivités (ordonnance n° 2021-1310 et décret n° 2021-1311 du 7 octobre 2021) fait de la publication électronique le mode de droit commun pour les actes réglementaires et les décisions ni réglementaires ni individuelles. Cette publication se fait sur le site internet de la commune, dans leur intégralité, sous un format non modifiable, avec un accès libre et gratuit.

Il existe une exception importante : les communes de moins de 3 500 habitants peuvent choisir, par délibération, entre l'affichage, la publication sur papier ou la publication électronique. À défaut de délibération, c'est la publication électronique qui s'applique. Par ailleurs, certaines informations relèvent de régimes propres (urbanisme, élections, enquêtes publiques…) qui peuvent imposer un affichage en mairie selon leurs règles particulières.

Concrètement, un écran en mairie ne remplace pas à lui seul la publication sur le site internet lorsque celle-ci est le mode retenu. Il la complète et rend les documents visibles sur place. Avant de signer, une mairie a donc intérêt à demander à chaque éditeur :

1. ce que son outil couvre exactement : affichage sur écran, publication en ligne, ou les deux ;
2. comment sont conservées les dates de mise en ligne et de retrait de chaque document ;
3. comment l'outil s'articule avec le site internet et les logiciels métiers déjà en place.

En cas de doute sur le régime applicable à un acte, les services de la préfecture et l'association départementale des maires restent les interlocuteurs compétents.

Comment comparer les offres concrètement ?

Un tableau simple aide à mettre les propositions côte à côte, sans se laisser guider uniquement par le prix de l'écran.

La demande de devis gagne à préciser le nombre d'emplacements, les horaires d'ouverture au public et le volume de documents publiés chaque mois. Ces éléments orientent directement le choix du matériel et du type d'abonnement.

Pour une commune de la Loire, un éditeur implanté localement comme Neotess, à Saint-Étienne, réunit sur un même interlocuteur le logiciel d'affichage dynamique, les écrans, l'hébergement en France et l'accompagnement jusqu'au support.

Questions fréquentes

Un écran en mairie suffit-il pour respecter les obligations de publicité des actes ?

Pas nécessairement. Lorsque la publication électronique s'applique, elle se fait sur le site internet de la commune. L'écran rend les documents visibles sur place et peut servir pour les affichages exigés par certains régimes particuliers. En cas de doute, la préfecture reste l'interlocuteur à consulter.

Une petite commune est-elle obligée de passer au numérique ?

Les communes de moins de 3 500 habitants peuvent choisir par délibération entre l'affichage, la publication papier et la publication électronique. Sans délibération, la publication électronique s'applique par défaut.

Faut-il un écran extérieur ?

C'est utile si les documents doivent rester consultables en dehors des heures d'ouverture. Un écran vitrine visible depuis la rue ou un écran tactile prévu pour l'extérieur sont les deux options courantes.

Où sont hébergées les données ?

Cela dépend de l'éditeur, d'où l'intérêt de poser la question. Chez Neotess, le SaaS est hébergé principalement chez ADISTA, dans un data center en France, et une installation OnPremise est aussi proposée.

Combien coûte une solution d'affichage légal numérique ?

Les tarifs varient selon le nombre d'écrans, le type de matériel et le niveau d'accompagnement. Les éditeurs établissent généralement un devis après étude du besoin ; il est préférable d'en comparer plusieurs sur un cahier des charges identique.